Mängelmanagement-Apps sind im Trend

Gastbeitrag von Elke Tonscheidt

Was ist im operativen Mängelmanagement entscheidend? Vermutlich gehören die genaue Feststellung sowie die Zuordnung und Behebung von Mängeln mit Einbindung aller relevanter Projektbeteiligten in einem gemeinsamen Arbeitsraum dazu. Das internationale Software-Unternehmen Conject mit Hauptsitz in München wollte es genauer wissen und befragte, anonym, Akteure der Bau- und Immobilienbranche: Wie dokumentieren, archivieren und verwalten Sie Baumängel und was wünschen Sie sich künftig für einen besseren Überblick? Elke Tonscheidet hat für RE Times die Ergebnisse, die vor wenigen Tagen publiziert wurden, zusammengefasst.

An der Umfrage beteiligten sich laut Conject zu einem Drittel Bauherren und Eigentümer, gefolgt von Planern, Beratern, Generalunternehmern und Projektsteuerern. Auch Bauleiter, Facility Manager und Behörden gaben Auskunft.

Ralf Händl: „Treffen den Nerv der Zeit“

Die Ergebnisse zeigen: Über 80 Prozent der Teilnehmer setzen zur Erfassung und Bearbeitung von Mängeln Digitalkameras und Smartphones ein, nur 64 Prozent versenden via E-Mail mit Datei-Anhängen wie Mängellisten, Fotos oder Planmarkierungen. Auch Excel-Listen nehmen nach wie vor einen großen Anteil (rund 59 %) ein. Da auch die Baubranche immer digitalisierter arbeitet, scheint das Diktiergerät als Mängelprotokoll weniger relevant zu sein. Dafür steigt das Interesse an einem mobilen Mängelmanagement. Ralf Händl, Geschäftsführer und CEO der Conject Holding GmbH, schließt daraus: „Eine schöne Bestätigung dafür, dass wir mit unserem mobilen Mängelmanagement genau den Nerv der Zeit treffen. Der Bedarf für eine solche Lösung ist also definitiv vorhanden.“

Interessant auch die Antworten auf die Frage, wie ein professionelles Mängelmanagement die tägliche Arbeit konkret erleichtern kann. Deutlich wurde, dass folgende Anforderungen wichtig sind: Es muss übersichtlich, leicht und intuitiv bedienbar sein. Mängellisten, Bilder und Kommunikation müssen verknüpfbar und die Nachvollziehbarkeit für alle Projektteilnehmer gegeben sein.

 „Das spornt uns an und zeigt uns das Potenzial auf.“

Wie zufrieden sind die Akteure momentan hinsichtlich ihres derzeit praktizierten Mängelmanagements? „Die Handhabung von Mängeln“, heißt es im Conject-Blog, „schneidet durchschnittlich befriedigend ab“. Noch schlechter schnitten Benutzerfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit ab, notiert das Unternehmen. Ralf Händl kommentiert das wie folgt: „Obwohl die aktuellen Methoden durchschnittlich nur als befriedigend bewertet wurden, werden die Alternativen zu Excel von einem großen Teil nicht eingesetzt. Das spornt uns an und zeigt uns das Potenzial auf.“

Für Re Times sind die Umfrageergebnisse besonders interessant hinsichtlich der daraus ableitbaren Trends. Hier zeigt sich: Mobile Mängelmanagement-Apps und webbasierte Software auf z. B. Tablets werden bereits genutzt, sind aber – noch – in der Minderzahl. Conject wertet das als erfreuliche Tatsache, „dass die Skepsis gegenüber mobilen Softwareanwendungen für das Mängelmanagement nicht groß zu sein scheint“. Im Blog des Unternehmens heißt es weiter: „So äußerten weniger als 50 Prozent der Befragten jeweils überhaupt Bedenken, wobei der meistgenannte Grund Unkenntnis über mobile Software als Alternative zu Excel ist (46 Prozent).“

Welches Fazit kann man ziehen?

Viele Firmen betrachten das Thema Mängelmanagement als entscheidend. Auch wenn einige bereits gute, zudem wirtschaftlich sinnvolle Lösungen gefunden haben, sehen viele hier noch Potential nach oben. Im Blog zieht Conject folgendes Resume: „Die Umfrageergebnisse verdeutlichen das Optimierungspotenzial auf Kundenseite“ und man glaubt, genau hier Angebote machen zu können.

Welchen entscheidenden Nutzen eine mobile Variante habe, wollten wir von Ralf Händl abschließend wissen. Der Conject-CEO antwortet: „Der entscheidende Vorteil des mobilen Mängelmanagements liegt darin, dass es vor Ort – auf der Baustelle oder während der Inspektion im bestehenden Gebäude – im offline-Betrieb zur Verfügung steht und alle Daten erfassen kann. Zurück im Büro kann die Synchronisierung mit der Datenbank stattfinden und alle Prozesse angestoßen werden. Das spart unendlich viel Zeit – nach Aussagen unserer Kunden 98% des bisherigen Aufwands – und sichert darüber hinaus die Projektqualität.“

Einen detaillierten Einblick in die Umfrageergebnisse mit Graphiken finden Sie im Conject-Blog.

VDI-Expertenforum zu Gefährdungsbeurteilungen im Gebäudebetrieb

Die VDI-Gesellschaft Bauen und Gebäudetechnik stellt am 18. November in Düsseldorf auf einem Expertenforum die Richtlinienreihe VDI 3810 vor. Diese zeigt, wie das Betreiben und Instandhalten von Gebäuden und Gebäudetechnik richtig funktioniert.

Inhaltlich geht es darum, wie Risiken in der Technik im Betrieb von Gebäuden zu erkennen, zu bewerten und zu beherrschen sind. Die Richtlinienreihe VDI 3810 „Betreiben und Instandhalten von Gebäuden und Gebäudetechnik“ des VDI-Fachbereichs Facility-Management befasst sich mit den Anforderungen der Gebäudetechnik und stellt den Jetztstand des Wissens der jeweiligen Fachkreise dar.

Das VDI-Expertenforum „Gefährdungsbeurteilung“ gibt unter anderem Antworten auf Fragen wie: Was ist der Unterschied zwischen einer Gefahr und einer Gefährdung? Was bedeutet es, wenn die Beweislast für den Geschädigten erleichtert oder zum Nachteil des Betreibers umgekehrt wird? Wie definiert sich der Jetztstand des Wissens bezüglich der Pflichten zur Einhaltung der gebotenen Sorgfalt?

Zudem befasst sich das Expertenforum mit den auf Gewerke bezogenen Themen Hygiene – speziell Raumlufttechnik und Trinkwasser -, Energie und Nachhaltigkeit, Monitoring, Aufzugstechnik sowie Blitzschutz und Überspannung aus Sicht der Betreiberverantwortung. Die Teilnehmer werden mit den dazugehörigen Gefährdungsanalysen vertraut gemacht und dadurch befähigt, ein breites Spektrum der Risiken abzudecken, die beim Betreiben von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen zu berücksichtigen sind.

Weitere Informationen zum Programm sowie die Möglichkeit zur Anmeldung sind auf der www.vdi.de/betreiberverantwortung verfügbar.

Im November nach Münster zum FM-Slam

Am 27. November 2014 veranstaltet die Facility Care AG in Münster den FM-Slang. Mit dem bekannten Poetry Slam als Vorbild schickt das Unternehmen Redner mit innovativen Ideen und aussichtsreichen Vorhaben rund um das Facility Management als Slammer in den Wettstreit.

Ort des Geschehens wird die VIP Lounge des Stadions vom SC Preußen Münster sein. Vor einem rund 100-köpfigen Publikum aus Unternehmern der Region haben die Slammer dort die Gelegenheit, Zuhörerinnen und Zuhörer zu überzeugen. Diese entscheiden schließlich auch, was ihnen die jeweilige Idee wert ist. Wer symbolisch am Ende das mesite Geld erhalten hat, erhält neben Applaus und Anerkennung auch ein Preisgeld in Höhe von 300 Euro. Gleichzeitig wird ein Sonderpreis im Bereich „Energie“ in Höhe von 250 Euro ausgelobt.

Die Teilnahme an dem Ideen-Wettstreit ist kostenlos, ebenso die Registrierung. Diese kann bis zum 17.11.2014 hier vorgenommen werden.

Grünes Facility Management

Eine Arbeitsgemeinschaft aus Vertretern von Cushman & Wakefield, dem Deutschen Privaten Institut für Nachhaltige Immobilienwirtschaft (DIFNI), der internationalen Rechtsanwaltskanzlei DLA Piper und der WISAG hat zusammen die Broschüre „Grüne Facility-Management-Verträge – Regelungs- und Handlungsempfehlungen für eine nachhaltige Gebäudebewirtschaftung“ erarbeitet.

Darin werden unter anderem Antworten auf die Fragen ‚Wie lässt sich die Nachhaltigkeit von Facility Services messbar machen?‘ und ‚Welche vertraglichen Rahmenbedingungen sind dazu nötig?‘ gegeben.

Neben Auszügen aus den entwickelten Vertragsvorlagen und einem Musterleistungsverzeichnis für nachhaltiges Facility Management enthält die Broschüre umfassende rechtliche, methodische und inhaltliche Empfehlungen für eine ökologische Gebäudebewirtschaftung – wobei jeder Partner der Arbeitsgemeinschaft sein spezielles Fachwissen einbrachte.

Die Broschüre „Grüne Facility-Management-Verträge – Regelungs- und Handlungsempfehlungen für eine nachhaltige Gebäudebewirtschaftung“ steht  kostenlos auf den Seiten der DIFNI zum Download bereit.

Leistungsverzeichnis für nachhaltiges Facility Management

Die WISAG Facility Management hat ein ökologisches Musterleistungsverzeichnis entwickelt, das das „Badge of Recognition“ des Deutschen Privaten Instituts für Nachhaltige Immobilienwirtschaft (DIFNI) – der Trägergesellschaft des BREEAM-Zertifizierungssystems – erhalten hat.

Ralf Pilger, MRICS, Geschäftsführer der WISAG Facility Management Hessen GmbH & Co. KG und Leiter des Projekts, sagt: „Mit diesem Musterleistungsverzeichnis machen wir ökologischen Gebäudebetrieb konkret und geben Eigentümern Handlungsempfehlungen für eine nachhaltige Bewirtschaftung ihrer Immobilien.“ Zugleich bediene der Standard den Wunsch vieler Eigentümer und Immobilienexperten nach mehr Transparenz und Vergleichbarkeit.

Gesamtkonzept für eine zielführende nachhaltige Immobilienbewirtschaftung

Das Konzept entstand im Rahmen einer Arbeitsgruppe mit der Immobilienberatungsgesellschaft Cushman & Wakefield, der DIFNI – der Trägergesellschaft der BREEAM-Zertifizierung – und der Rechtsanwaltskanzlei DLA Piper, vertreten durch Christiane Conrads.

Unter dem Titel „Sustainable Facility Management Service“ knüpft das Konzept an die im Oktober 2013 vorgestellten Regelungs- und Handlungsempfehlungen für eine nachhaltige Gebäudebewirtschaftung an und stellt damit einen weiteren Baustein für eine zielführende und steuerbare Umsetzung nachhaltiger Immobilienbewirtschaftung dar.

Die Regelungs- und Handlungsempfehlungen basieren auf Methoden und Inhalten des international anerkannten BREEAM-Nachhaltigkeitszertifikats für Bestandsbauten, sie umfassen neben speziell zugeschnittenen Musterleistungsverzeichnissen auch rechtlich geprüfte Vertragsvorlagen. Für Facility-Management-Leistungen werden diese Vertragsvorlagen gerade erarbeitet.

„Im Zuge der erfolgreichen Implementierung von ‚Sustainable Property Management Services’ im letzten Jahr“, so Nina Jansen, Head of Technical Property & Asset Management von Cushman & Wakefield in Deutschland, „zeigte sich einmal mehr der Bedarf an nachhaltigen Facility-Management-Standards. Denn erst durch Kombination mit einer nachhaltigen technischen Gebäudebewirtschaftung lassen sich definierte und messbare Performanceziele zur Sicherung nachhaltiger Qualitäten über den gesamten Nutzungszyklus umsetzen.“

Vorbild in Sachen Umweltschutz sein

Mit dem „Badge of Recognition“ für das von der WISAG entwickelte Leistungsverzeichnis für nachhaltiges Facility Management bestätige die DIFNI die Erfüllung ihres hohen Qualitätsanspruchs, sagt Ralf Pilger. „Damit stellt das ökologische Leistungsverzeichnis für uns letztlich auch einen wichtigen Meilenstein zur Erfüllung unserer Vision dar. Darin haben wir uns unter anderem zum Ziel gesetzt, bis zum Jahr 2020 überwiegend ökologische Produkte und Verfahren zu nutzen und in unseren Märkten Vorbild beim Schutz unserer Umwelt zu sein.“

Mit wenig Aufwand viel Energie gespart

25 Tausend Euro einmalig investiert – hunderttausend Euro jährlich eingespart. Das ist die Bilanz eines Energiesparprogramms an der TU Braunschweig. Es entstand im Rahmen einer Zusammenarbeit mit einer ihrer Ausgründungen, dem Ingenieurbüro energydesign braunschweig.

Ziel des Vorhabens war es, zu erforschen, wie man bei komplexeren Gebäuden zehn Prozent der Energiekosten mit geringen Investitionen einsparen kann, und daraus Optionen auch für andere größere Bauten abzuleiten.

Das Projekt ist ein Baustein eines umfassenden Energiesparkonzepts der Technischen Universität Braunschweig. Die Forschung wurde von der Europäischen Union im Rahmen des Re-Co-Projekts mit rund 150.000 Euro gefördert. Die Forschungsinitiative Zukunft Bau hat mit rund 50.000 Euro zur Finanzierung beigetragen.

Die Universitätsbibliothek, die Sporthalle der TU Braunschweig an der Beethovenstraße und ein Chemiegebäude waren im Rahmen eines Pilotprojekts begangen und analysiert worden. Gezielt wurden aus den insgesamt 200 Gebäuden der TU Braunschweig diejenigen ausgewählt, die bei geringen Investitionen ein hohes Sparpotenzial erwarten ließen.

„Unsere Investitionen haben sich in diesem Projekt in nur wenigen Monaten amortisiert“, erläutert der Hauptberufliche Vizepräsident der TU Braunschweig, Dietmar Smyrek. „So viel kann man nicht in allen Gebäuden erreichen, aber dies zeigt, welches Potenzial im Energiesparen steckt.“

Dabei arbeiteten die Expertinnen und Experten eng mit dem Geschäftsbereich Gebäudemanagement der TU Braunschweig zusammen. „Unter anderem durch den Austausch von Leuchtmitteln und die Optimierung von Lüftungsanalagen ergaben sich zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten, die nun dauerhaft zu Einsparungen führen. Auch die Information der Nutzer über den Einfluss ihres Verhaltens auf den Energieverbrauch hat zu den erheblichen Einsparungen beigetragen“, erläutert Projektleiter Dr.-Ing. Stefan Plesser, Geschäftsführer von energydesign braunschweig.

CAFM-RING öffnet sich für FM-Dienstleister

Bot der CAFM-Ring bislang vor CAFM-Anbietern eine Heimat, soll sich dies in Zukunft ändern. Der Verband gab Ende Juni bekannt, sich zukünftig auch FM-Dienstleistern zu öffnen.

Mit einer Kampagne sollen potenzielle neue Mitglieder angesprochen werden. Schon auf zwei vergangen Veranstaltungen warb der Branchenverband für die Aufnahme neuer Mitglieder aus dieser Branche. Die Initiative soll sich weiterhin über die Münchener Expo Real im Oktober ziehen und schließlich in der FM-Messe 2015 gipfeln.

Mit einer eigenen CA/FM Lounge soll dort ein branchenübergreifender Dialog gefördert werden, von dem sich der Verband zukunftsweisende Impulse für die Erhöhung von Qualität und Nutzen in CAFM-Projekten zum Wohle der Anwender verspricht.

Der Ring habe nun seine Statuten und Aufnahmekriterien weiter differenziert, heißt es, um die relevanten Qualitätskriterien auch mit Blick auf die neue Zielgruppe hoch zu halten, die für die Wahl und Aufnahme neuer Mitglieder die entscheidenden Voraussetzungen darstellten.

So sei der Weg frei gemacht worden, um nun offensiv für neue Mitglieder zu werben und damit die Kraft zu verstärken, mit der sich der Verband für Qualität, Transparenz, Nutzen und Nachhaltigkeit von CAFM-Projekten einsetzt.

Facility Services: Zufriedene Kunden zahlen mehr

Machen Facility-Service-Anbieter ihre Arbeit gut und begeistern so ihre Kunden, akzeptieren diese leicht höhere Angebotspreise. Zu diesem Ergebnis kommt eine neue Trendstudie des Marktforschungsunternehmens Lünendonk mit dem Center for Service Excellence der Universität Koblenz-Landau.

Erbringt ein Dienstleister nachhaltig exzellente Leistungen, erhöhen sich seine Chancen im Vergabeprozess sowie in der Weiterempfehlung signifikant

Vor allem proaktive Impulse bei der Optimierung der Gebäudebewirtschaftung, Überraschungsleistungen oder innovative Services über den Dienstleistungsvertrag hinaus gehören demnach zu den Elementen, die für Kundenbegeisterung sorgen.

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Vergabevorteile 
bei 
erlebter 
Kundenbegeisterung / Quelle: Lünendonk

Exzellente Services und Kundenbegeisterung gehen über Zufriedenheit hinaus. Noch vor Jahren galt Kundenzufriedenheit als einer der zentralen Unternehmensziele. Die Auswirkungen dieser Annahme auf den Erfolg wurden verstärkt in Zweifel gezogen. „Trotz Zufriedenheit mit einem Dienstleister sind immer mehr Kunden bereit, den Anbieter zu wechseln“, sagt Professor Matthias Gouthier, Direktor des Center for Service Excellence an der Universität Koblenz-Landau. „Darüber hinaus liegt es im Interesse jeden Dienstleisters, seine Kunden zufriedenzustellen. Damit stellt dies kein Differenzierungsmerkmal mehr dar.“

Doch mit Überraschungsleistungen, proaktiven Optimierungsimpulsen und freundlichen, herzlichen Mitarbeitern könnten Dienstleister die Erwartungen ihrer Kunden noch übertreffen.

So könnten Facility-Service-Unternehmen mit begeisternder Leistungserbringung nachhaltig zur Wertschöpfung ihrer Kunden beitragen. Denn wenn Anwender ihre Immobilien bei einem Partner in vertrauensvollen Händen wissen, ermögliche ihnen dies eine stärkere Konzentration auf ihr Kerngeschäft.

Begeisternde Dienstleister haben Wettbewerbsvorteile

Jörg Hossenfelder - Geschäftsführender Gesellschafter bei Lünendonk / Quelle: Lünendonk

Jörg Hossenfelder – Geschäftsführender Gesellschafter bei Lünendonk / Quelle: Lünendonk

Im preissensiblen Facility-Service-Markt biete eine kontinuierlich exzellente Leistungserbringung daher auch eine zusätzliche Differenzierungsmöglichkeit vom Wettbewerb. „Die Zusammenhänge sind wissenschaftlich belegt“, sagt Jörg Hossenfelder, Geschäftsführender Gesellschafter von Lünendonk. „Service Excellence beim Dienstleister ermöglicht eine exzellente Leistungserbringung, die für Kundenbegeisterung sorgt. Folgen hieraus sind Kundenloyalität und ökonomischer Erfolg.“ Dies liege auch daran, dass Kundenbegeisterung mit Emotion zu tun hat.

Kunden würden bis zu 6 Prozent mehr zahlen

Dies schlage sich auch in der Zahlungsbereitschaft nieder – nimmt die Bedeutung von hoher Leistungsqualität im Ausschreibungsprozess doch nimmt weiter zu: Exzellente Leistungserbringung würden Facility-Management-Verantwortliche mit etwa vier bis sechs Prozent Aufschlag im Vergleich zum günstigsten Wettbewerber honorieren, so ein Studienergebnis. Das Gesamtvolumen des Auftrages sowie Branche und Unternehmensgröße der Auftraggeber würden zusätzlich die Bewertung der vorliegenden Angebote beeinflussen.

Auch jenseits der Preisfrage könnten begeisternde Dienstleister mit Vorteilen rechnen. Exzellente Services seien FM-Verantwortlichen zwar wichtig, im Alltagsgeschäft gelinge dies aktuell aber eher mittelmäßig. Anbieter mit einer konsequenten Strategie könnten sowohl aktuell als auch zukünftig punkten. Die Studienteilnehmer erwarten, dass exzellente Anbieter mittel- und langfristig Wettbewerbsvorteile genießen werden.

GdW vergibt Stipendien für Immobilienkaufleute

Der GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e.V. vergibt in diesem Jahr erneut drei Stipendien an die besten frisch ausgebildeten Immobilienkaufleute in Deutschland

Ausgelobt werden die drei Stipendien zum kommenden Wintersemester 2014/2015, vorgesehen sind sie für ein berufsbegleitendes immobilienwirtschaftliches Bachelor-Studium.

Die Stipendien sind für die drei besten Absolventinnen und Absolventen der Ausbildung zum/zur Immobilienkaufmann/-frau des Jahres 2014 aus den GdW-Unternehmen und gelten für ein Studium an einer von den Mitgliedsverbänden eingerichteten Hochschule. Der GdW und die Hochschule übernehmen dabei drei Viertel der anfallenden Studiengebühren – der Eigenanteil des berufstätigen Stipendiaten beträgt nur 25 Prozent.

Auf die GdW-Stipendien können sich Immobilienkaufleute bewerben, die ihre Ausbildung bei einem Mitgliedsunternehmen abgeschlossen haben, nach der Ausbildung weiterhin bei einem Mitgliedsunternehmen tätig sind und sich weiter qualifizieren möchten.

Interessenten können ihre Bewerbungsunterlagen mit Begründungsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen bis zum 5. September 2014 an den Präsidenten des
GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e.V.,
Herrn Axel Gedaschko,
Mecklenburgische Straße 57,
14197 Berlin
senden.

Für weitere Auskünfte stehen außerdem der zuständige Referente des GdW, Herrn Thomas Schaefers, zur Verfügung. Weitere Informationen zur Auslobung finden Sie hier.

Conject launcht Software-Lösung für das Mängelmanagement

Um Mängel im Bau und Bestand erheben und systematisch verfolgen zu können, hat die auf Software rund um das Immobilien-Lebenszyklus-Management spezialisierte Conject AG aus München „conjectMI“ entwickelt.

Dabei handelt es sich mobil einsetzbare Software-Lösung, in die über mobile Endgeräte Mängel erfasst werden können. Die zentrale Datenverarbeitung, Mängellokalisierung,-qualifizierung und-quantifizierung sowie die automatische Erstellung integrierter Reports erfolgt durch eine cloud-basierte und plattformübergreifende Software.

So wird der gesamte Prozess von der Mängelerfassung über die Behebung, die Abnahme durch den Bauherren bis hin zum Betrieb abgebildet. Allen relevanten Projektbeteiligten kann ein regulierbarer Zugang zu einer ständig aktualisierten Statusübersicht eingerichtet werden.

Die Fotos und textlichen Beschreibungen der Mängel sowie das Behebungsprozedere werden einem digitalen Bauplan zugeordnet, sodass die Lokalisierung auch Jahre später noch problemlos möglich ist. Zudem kann die Software so konfiguriert werden, dass die Workflows bequem an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden können. Nicht zuletzt sind die erfassten Daten synchronisierbar.